Forms - Create a quick poll in Outlook with Microsoft Forms Tutorial

In this video, you will learn how to create a quick poll in Outlook using Microsoft Forms.
The video demonstrates the steps to create a poll within an email message, including adding questions and options, selecting voting buttons, and deciding whether to allow single or multiple answers.
Once the poll is created, you can send it to recipients who can vote directly in the email or through a browser link.
You can also check the poll results in the email or in Microsoft Forms.
This tutorial will help you efficiently create and manage polls in Outlook, enhancing your communication and decision-making processes.

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Available in Microsoft365

00:00:00

With the Microsoft Form Quick Poll

00:00:02

add in for Outlook or Outlook Web App,

00:00:06

you can create a poll in seconds

00:00:08

right within an e-mail message.

00:00:10

In a new e-mail message,

00:00:12

go to the Insert tab and then click Poll.

00:00:16

Note you can also find a poll

00:00:19

on the Options tab here.

00:00:21

Select using voting buttons,

00:00:22

then poll if this add in is not already

00:00:26

installed in Outlook under the Home tab.

00:00:30

Click on Get Add Ins.

00:00:32

Use the search bar.

00:00:34

Type Microsoft Forms,

00:00:36

then select Poll in my new e-mail message.

00:00:39

Once this button is selected,

00:00:42

the poll pane opens and is ready for you to

00:00:45

type your first question and two options.

00:00:48

First include a message in

00:00:50

the body of the e-mail.

00:00:52

Start typing your questions and answers

00:00:57

to add additional options.

00:01:00

Click plus Add option to

00:01:02

remove an answer option.

00:01:04

Use the trash bin in front of it.

00:01:08

When you're done adding options,

00:01:10

you can decide if you want responders to only

00:01:12

select a single answer or multiple answers.

00:01:15

If you want to allow multiple answers,

00:01:17

toggle the Multiple answers button

00:01:19

to the right so that it turns green.

00:01:22

Click Next to Validate

00:01:24

and preview your survey.

00:01:26

You can always edit your survey.

00:01:29

Or added to the body of your e-mail.

00:01:30

If you're happy with it.

00:01:33

You'll see a link to your poll in

00:01:35

the body of the e-mail and your

00:01:37

name pre populated in the CC line.

00:01:40

This means you get a copy of the

00:01:42

e-mail and you can vote as well.

00:01:45

Enter the e-mail addresses

00:01:46

of your recipients.

00:01:49

You're now ready to send your poll in e-mail.

00:01:52

Once you send the message,

00:01:54

recipients vote directly in e-mail

00:01:55

or click on a handy included link

00:01:58

and vote in a browser window.

00:02:00

You can then quickly check poll

00:02:02

results in the voting card.

00:02:04

Now it's time to see how voting works.

00:02:07

Once the message is received,

00:02:09

recipients vote directly in e-mail or

00:02:11

click on a handy included link and

00:02:13

vote in a browser window where they

00:02:16

have to enter their e-mail address

00:02:18

so that they can be identified.

00:02:20

Note that only company employees

00:02:22

get to see the voting card in

00:02:24

the body of the e-mail.

00:02:25

External parties will

00:02:27

only see the browser link.

00:02:29

They can then view the response summary

00:02:32

information and refresh results.

00:02:34

To see the latest responses on your end,

00:02:37

you can quickly check poll results

00:02:39

in the e-mail you received.

00:02:41

Either use the voting card button back,

00:02:44

then view results or click on.

00:02:47

Browser Link You can also open Microsoft

00:02:50

Forms to view your polls responses.

00:02:53

This icon indicates that this

00:02:55

is an Outlook Quick Poll form.

00:02:57

Regular Microsoft Forms do not

00:02:59

have that icon.

00:03:01

Note that because you created

00:03:03

this form in Outlook,

00:03:04

it opens as read only and cannot

00:03:06

be edited in Microsoft Forms,

00:03:09

open the Responses tab to view

00:03:11

your response summary information,

00:03:13

which is presently displayed

00:03:15

as a chart you can select.

00:03:17

Open in Excel to easily view all

00:03:20

of the response data for your form,

00:03:22

or select View Results to see

00:03:25

individual details for each respondent.

00:03:28

Refer to the dedicated video to learn more.

00:03:31

Now you know how to create a quick

00:03:34

poll in Outlook with Microsoft Forms.

00:00:00

Com o Microsoft Form Quick Poll

00:00:02

adicionar para Outlook ou Outlook Web App,

00:00:06

Você pode criar uma enquete em segundos

00:00:08

diretamente dentro de uma mensagem de e-mail.

00:00:10

Numa nova mensagem de correio eletrónico,

00:00:12

vá para a guia Inserir e clique em Sondagem.

00:00:16

Observe que você também pode encontrar uma enquete

00:00:19

na guia Opções aqui.

00:00:21

Selecione usando botões de votação,

00:00:22

em seguida, sondagem se este add in ainda não é

00:00:26

instalado no Outlook na guia Página Inicial.

00:00:30

Clique em Obter Add Ins.

00:00:32

Use a barra de pesquisa.

00:00:34

Digite Microsoft Forms,

00:00:36

em seguida, selecione Sondagem na minha nova mensagem de e-mail.

00:00:39

Uma vez selecionado este botão,

00:00:42

O painel Enquete é aberto e está pronto para você

00:00:45

Digite sua primeira pergunta e duas opções.

00:00:48

Primeiro, inclua uma mensagem em

00:00:50

o corpo do e-mail.

00:00:52

Comece a digitar suas perguntas e respostas

00:00:57

para adicionar opções adicionais.

00:01:00

Clique na opção Adicionar para

00:01:02

Remova uma opção de resposta.

00:01:04

Use o caixote do lixo à sua frente.

00:01:08

Quando terminar de adicionar opções,

00:01:10

você pode decidir se deseja que os respondentes apenas

00:01:12

Selecione uma única resposta ou várias respostas.

00:01:15

Se você quiser permitir várias respostas,

00:01:17

alternar o botão Várias respostas

00:01:19

à direita para que fique verde.

00:01:22

Clique em Avançar para validar

00:01:24

e visualize sua pesquisa.

00:01:26

Você sempre pode editar sua pesquisa.

00:01:29

Ou adicionado ao corpo do seu e-mail.

00:01:30

Se você está feliz com isso.

00:01:33

Você verá um link para sua enquete em

00:01:35

o corpo do e-mail e o seu

00:01:37

nome pré preenchido na linha CC.

00:01:40

Isto significa que recebe uma cópia do

00:01:42

e-mail e você pode votar também.

00:01:45

Insira os endereços de e-mail

00:01:46

dos seus destinatários.

00:01:49

Agora você está pronto para enviar sua pesquisa por e-mail.

00:01:52

Depois de enviar a mensagem,

00:01:54

os destinatários votam diretamente no e-mail

00:01:55

ou clique em um link prático incluído

00:01:58

e vote em uma janela do navegador.

00:02:00

Em seguida, você pode verificar rapidamente a pesquisa

00:02:02

resulta no cartão de voto.

00:02:04

Agora é hora de ver como funciona a votação.

00:02:07

Uma vez recebida a mensagem,

00:02:09

os destinatários votam diretamente por e-mail ou

00:02:11

Clique em um prático link incluído e

00:02:13

votar em uma janela do navegador onde eles

00:02:16

têm de introduzir o seu endereço de e-mail

00:02:18

para que possam ser identificados.

00:02:20

Note-se que apenas os funcionários da empresa

00:02:22

veja o cartão de voto em

00:02:24

o corpo do e-mail.

00:02:25

As entidades externas

00:02:27

veja apenas o link do navegador.

00:02:29

Em seguida, eles podem visualizar o resumo da resposta

00:02:32

informações e atualizar resultados.

00:02:34

Para ver as respostas mais recentes do seu lado,

00:02:37

Você pode verificar rapidamente os resultados da enquete

00:02:39

no e-mail que recebeu.

00:02:41

Use o botão do cartão de voto de volta,

00:02:44

em seguida, veja os resultados ou clique em.

00:02:47

Link do navegador Você também pode abrir o Microsoft

00:02:50

Formulários para ver as respostas das suas sondagens.

00:02:53

Este ícone indica que este

00:02:55

é um formulário de Pesquisa Rápida do Outlook.

00:02:57

Microsoft Forms regulares não

00:02:59

tem esse ícone.

00:03:01

Observe que porque você criou

00:03:03

este formulário no Outlook,

00:03:04

ele abre como somente leitura e não pode

00:03:06

ser editado no Microsoft Forms,

00:03:09

abrir o separador Respostas para ver

00:03:11

as informações do resumo da resposta,

00:03:13

que é exibido atualmente

00:03:15

como um gráfico que você pode selecionar.

00:03:17

Abrir no Excel para ver facilmente tudo

00:03:20

dos dados de resposta do seu formulário,

00:03:22

ou selecione Ver Resultados para ver

00:03:25

detalhes individuais para cada entrevistado.

00:03:28

Consulte o vídeo dedicado para saber mais.

00:03:31

Agora você já sabe como criar um

00:03:34

sondagem no Outlook com o Microsoft Forms.

Forms - Create a quick poll in Outlook with Microsoft Forms Tutorial

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Microsoft Forms Video Training - Using the survey and questionnaire tool