Vous souhaitez mettre en forme vos données de façon à les valoriser, mais ne voulez pas devoir le faire manuellement ? Découvrez dans cet article la mise en forme conditionnelle, un outil de valorisation redoutable et personnalisable de Microsoft Excel !
Tout d’abord, lancez votre application Microsoft Excel.
Étape 1 : Où trouver les mises en forme conditionnelles ?
En premier lieu, sélectionner les cellules que vous souhaitez mettre en forme.
Rendez-vous dans l’onglet « Accueil » de votre application si vous n’y êtes pas déjà, puis dirigez-vous vers la partie « Styles ».
Cliquez sur « Mise en forme conditionnelle ».
Étape 2 : Les règles prédéfinies
Dans le menu qui s’est ouvert, vous avez plusieurs options possibles.
Tout d’abord, les « Règles de mise en surbrillance des cellules » vous permettent de surligner les cases selon le ou les critères de votre choix.
« Supérieur à… » sélectionne toutes les cellules avec une valeur supérieure à la valeur de votre choix, « Inférieur à… » sélectionne toutes les cellules avec une valeur inférieure à la valeur de votre choix, « Entre… » toutes les cellules dont la valeur est entre les deux valeurs de votre choix, « Egal à… » toutes les cellules à la valeur égale à la valeur de votre choix, « Texte qui contient… » toutes les cellules avec du texte contenant les mots ou lettres de votre choix, « Une date se produisant… » les cellules avec des dates correspondant à la date de votre choix et « Valeurs en double… » les cellules dont la valeur est en double dans le tableau que vous avez sélectionné.
Cliquez sur n’importe quel de ces options ouvrira le menu dans lequel vous pouvez choisir la valeur sur laquelle est basée la règle ainsi que la couleur qui sera donnée aux cellules affectées.
Enfin, vous pouvez sélectionner « Autres règles… » pour ouvrir le menu de « Nouvelle règle de mise en forme », qui vous permet de personnaliser plus précisément vos règles de mise en forme, mais nous verrons ce menu un peu plus tard.
Maintenant, voyons les « Règles des valeurs de plage haute/basse ».
Ces règles concernent uniquement les cellules avec une valeur numérique. Vous pouvez choisir d’affecter les valeurs ou un pourcentage des valeurs les plus ou moins élevées, ou bien les valeurs inférieures ou supérieures à la moyenne.
À nouveau, cliquez sur une de ces options pour ouvrir le menu qui vous permet de choisir le nombre ou pourcentage de valeurs affectés et la mise en page qui leur sera données.
Notez que bien que le menu précédent indiquait que 10 valeurs (ou pourcentage de valeurs) seraient affectées, vous pouvez changer cette valeur pour mettre celle de votre choix.
Passons maintenant aux « Barres de données ».
Avec cette règle, les cellules avec une valeur numérique dans votre tableau seront colorées d’une barre, plus ou moins longue selon si sa valeur est petite ou grande.
Par exemple, appliquons un dégradé bleu sur le tableau que nous avons sélectionné.
Comme vous pouvez le voir, la valeur la plus élevée a la barre la plus longue et la valeur la plus faible a la barre la plus petite.
Notez que les barres sont proportionnelles, donc si une de vos cellules a une valeur bien plus grande que les autres, elle risque d’être la seule avec une barre visible, comme ceci :
Ensuite, les « Nuances de couleurs ».
Ces règles vont colorer vos cellules avec un dégradé selon leurs valeurs. Les différents coloris peuvent mettre en valeur différentes valeurs.
Par exemple, si vous souhaitez juste un dégradé des valeurs plus petites au plus grandes, vous pouvez prendre le premier coloris.
Mais si vous souhaitez pouvoir facilement voir les valeurs les plus extrêmes et ignorer les valeurs entre les deux, vous pouvez choisir un coloris avec du blanc au milieu.
Enfin, parlons des « Jeux d’icônes ».
Ces règles vous permettent d’ajouter des symboles dans vos cellules, selon si leurs valeurs sont en-dessous, au-dessus ou proche de la moyenne de vos valeurs.
Étape 3 : Créer une règle personnalisée
Vous avez vu les règles prédéfinies proposées par Excel, mais peut-être qu’elles ne correspondent pas tout à fait à ce que vous souhaitez faire.
Dans ce cas, cliquez sur « Nouvelle règle… ».
Cela ouvrira le menu de « Nouvelle règle de mise en forme ».
Dans « Sélectionnez un type de règle », vous pouvez choisir quel genre de règle va affecter vos cellules.
Par exemple, « Mettre en forme toutes les cellules d’après leur valeur » va vous permettre de créer des règles similaires à celles crées via les règles prédéfinies « Barres de données », « Nuances de couleurs » ou « Jeux d’icônes », tandis que les autres types de règles vous donneront des résultats ressemblant à celle des « Règles de mise en surbrillance des cellules » ou des « Règles des valeurs de plage haute/basse ».
Vous pouvez également utiliser des formules pour configurer vos règles, mais nous ne verrons pas cela en détails aujourd’hui.
Une fois votre type de règle choisi, vous pouvez diriger vers la partie « Modifier la description de la règle ».
Si vous avez choisi une règle de type « Mettre en forme toutes les cellules d’après leur valeur », vous pouvez choisir le style de mise en forme, ainsi que les couleurs de votre mise en forme, ou les icônes utilisés dans le cadre d’un style jeux d’icônes, et également les valeurs des cellules qui seront affectées.
Si vous avez choisi un autre type de règle, vous pouvez choisir les valeurs sur lesquelles se base votre règle et les conditions de la mise en page, ainsi que les effets de la mise en page elle-même (en cliquant sur « Format… »).
Une fois votre règle finie, cliquez sur « OK » pour l’appliquer.
Étape 4 : Gérer vos règles
Une fois votre ou vos règles mise en place, vous pouvez à tout moment les modifier en cliquant sur « Gérer les règles… ».
Cela ouvrira le menu du « Gestionnaire des règles de mise en forme conditionnelle ».
Vous pouvez choisir d’afficher uniquement les règles des cellules sélectionnées, ou celle de toute la feuille de calcul.
Dans ce menu, vous pouvez cliquer sur « Nouvelle règle… » pour afficher le menu de « Nouvelle règle de mise en forme », ou bien sur « Modifier la règle… », pour changer la règle sélectionnée, sur « Supprimer la règle » pour bien entendu supprimer la règle ou sur « Dupliquer la règle » pour en créer une copie.
Vous pouvez également changer directement dans le gestionnaire sur quelles cellules est appliquée votre règle.
Vous pouvez cliquer sur « Appliquer » pour avoir un aperçu de vos changements, et si satisfait vous pouvez cliquer sur « OK » pour les valider, ou bien sur « Annuler » si vous préfériez l’apparence de votre tableau avant vos changements.
Pour finir cet article, si vous souhaitez juste effacer toutes les règles, vous pouvez cliquer sur « Effacer les règles » dans le menu de « Mise en forme conditionnelle ».
Cliquez sur « Effacer les règles des cellules sélectionnées » si vous souhaitez uniquement retirer les règles de mise en forme sur votre sélection, ou bien sur « Effacer les règles de la feuille entière » si vous souhaitez effacer toutes les règles présentes sur votre feuille de calcul.
Vous avez également les options « Effacer les règles de ce tableau » et « Effacer les règles de ce tableau croisé dynamique », disponibles si vous avez sélectionné un tableau ou un tableau croisé dynamique.
Et voilà, vous savez maintenant tous ce que vous avez à savoir sur les mises en formes conditionnelles sur Excel !
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